N’ayant jamais travaillé au sein d’un service d’archives territoriales, j’ai choisi d’effectuer mon stage cette année dans des Archives départementales et plus particulièrement celle de l’Eure, en raison des missions qui m’étaient proposées.
Traitement d’un fonds
La mission principale de ce stage a été le traitement du fonds d’archives privées de l’abbé Jean Saussaye, coté en 81J : celui-ci comportait ainsi ses archives ecclésiastiques, mais aussi tous les documents produits dans le cadre de son œuvre pour la défense et mise en valeur du patrimoine de l’Eure. Ce fonds n’ayant jamais été traité, il a donc fallu que je m’occupe de trier les documents, documenter la carrière de l’abbé, établir un plan de classement, l’appliquer, rédiger un instrument de recherche. Enfin, j’étais chargée d’identifier, de décrire et de conditionner les photos de l’abbé, cotées en 38 FI.
Voici quelques particularités des fonds que j’ai traité, et les problématiques qu’ils ont soulevées :
Se renseigner sur l’historique du producteur est nécessaire pour établir le plan de classement, et par la suite l’instrument de recherche, et ce travail l’a très bien prouvé. Je disposais d’une petite biographie de l’abbé, qui me permettait de connaître les activités qu’il avait menées et d’établir un premier plan de classement sommaire, mais tout cela manquait de précision. Ainsi par exemple, les fonctions qu’il avait occupées, notamment en tant qu’homme d’église, restaient assez obscures. La documentation s’est donc faite en consultant les quelques hommages et nécrologies que j’ai pu trouver, en effectuant des recherches sur le fonctionnement des différentes structures ecclésiastiques, et au fur et à mesure du récolement, du tri des documents. Prendre son temps a ici été très important, pour comprendre tout ce que l’abbé avait pour mission, et avait un intérêt. En effet, il était directeur des œuvres de presse, de cinéma, de télévision dans son diocèse ; il s’occupait aussi des œuvres de jeunesse, et dirigeait notamment des colonies de vacances ou des camps scout ; il était aumônier diocésain auprès de l’action catholique ouvrière, il était secrétaire de la commission d’art sacré … En plus de cela, il était conservateur délégué aux objets d’art, il tenait une revue sur le patrimoine, et avant cela un journal, qui en cours de route, avait changé de nom et de gérant … Il a fallu donc détricoter tout cela, pour pouvoir bien classer les documents et, face aux vracs, savoir quel document relevait de quelle activité.
Le 81J comportait des archives de l’abbé Saussaye … mais aussi des archives d’autres prêtres récupérées par l’abbé Saussaye … des autres prêtres qui avaient eux-mêmes récupéré d’autres archives d’autres prêtres … Cela donnait un joli effet de mise en abîme, ou de fonds sans fond. La question qui se posait était donc la suivante : comment traiter ces archives provenant d’autres producteurs ? fallait-il les distinguer des archives du 81 J ou non ? Dans la mesure où ces archives avaient été récupérées par l’abbé, que ce soit à titre de documentation, ou à cause de lien d’amitié, et qu’il avait pu y appliquer lui-même un certain ordre, le choix a finalement été de laisser ces archives dans le fonds de l’abbé Saussaye et de les distinguer en en faisant des sous-fonds. Ce choix s’est avéré pertinent, lorsque le second ensemble du fonds est arrivé, puisque j’ai pu retrouver une lettre de testament d’un prêtre, confiant ses archives à l’abbé Saussaye.
Dans ce fonds, il y avait du vrac à des degrés divers et variés … : des dossiers classés de façon chronologique par l’abbé, mais qui mélangeaient de ce fait les archives de l’Eglise, et les archives liées à son travail d’édition sur le patrimoine ou auprès du ministère de la Culture ; des dossiers classés par thématique/fonction, mais sans ordre chronologique ; des dossiers mieux classés, qui comportaient tout de même parfois des documents sans aucun lien le reste ; et du pur et simple vrac. J’ai pu retrouver de cette manière, en faisant le tri, un très beau document (une bulle papale en latin de 1686) … et dans une autre boîte des sachets de lessive des années 70-80. Le décalage était assez amusant à observer.
Le fonds était composé de deux ensembles : un premier déjà conservés aux Archives départementales ; un second, arrivé vers la mi-juin et donné par la nièce de l’abbé. Il fallait donc réfléchir à une façon d’articuler ces deux ensembles entre eux. L’utilisation du répertoire méthodique (qui ne se fait pas dans l’ordre numérique des cotes) s’est avérée utile ici, pour distinguer les ensembles, tout en les reliant entre eux.
Autres missions
Outre cette mission de traitement, j’ai pu aussi prendre part à la vie du service : répondre aux demandes des usagers, préparer les documents pour les consultations, être en salle de lecture … mais aussi découvrir un pan du projet d’archivage électroniques des Archives départementales de l’Eure et participer à la collecte des registres d’écrou de la maison d’arrêt d’Evreux.
Cette dernière opération a été très intéressante, puisque :
D’une part, elle s’est faite dans un climat d’urgence un peu particulier (dû au milieu carcéral, qui oblige à des mesures de sécurité).
Elle montrait les difficultés pour le service producteur a gérer ses archives, en raison du manque de moyens humains, de moyens matériels, financiers, et du bâtiment en lui-même : celui-ci date du XIXème siècle. Il est ainsi très vétuste et pas du tout adapté pour conserver des archives.
A la suite de la collecte, ont été rédigé les bordereaux de versement, devant servir d’instruments de recherche. Pour une meilleure compréhension, nous nous sommes calqués sur un tableau de gestion de centre pénitencier comme la maison d’arrêt : distinguer ce qui relevait des registres de la comptabilité et les registres d’écrou, concernant la gestion des détenus. Tout cela en allant du général au particulier : commencer par les registres d’écrou classiques, puis finir par les registres d’écrou pour dettes, les registres des détenus à titre provisoire, des détenus passés devant le tribunal de simple police …
Pour finir, voici un petit même parmi tant d’autres, affiché par les archivistes du service, pour faire sourire (ou non) :
Depuis le début du mois d’avril, je suis en stage aux Archives de Paris, au sein du département des fonds, sous la tutelle d’Audrey Ceselli, responsable de collecte et de classement. Fortes d’un effectif de 66 agents, les Archives de Paris emploient 4 fonctionnaires d’État et 62 agents territoriaux.
Les Archives de Paris sont une particularité dans le paysage des Archives en France. Du fait du double statut de la capitale (ville et département), les Archives de la Seine puis les Archives de Paris sont à la fois des Archives municipales et départementales, qui peuvent être considérées comme le premier service territorial français d’archives. En effet, elles conservent près de 71 km linéaires de documents concernant Paris ou l’ancien département de la Seine, accueillent plus de 8000 chercheurs répartis en 17 000 séances de travail et communiquent environ 55 000 documents chaque année.
Les Archives de Paris conservent des documents presque tous inédits, souvent manuscrits. La majeure partie d’entre eux émane des administrations de la Seine, puis de Paris, et dans une moindre mesure, de personnes physiques ou morales privées. Les fonds sont conservés sur trois sites à Paris, Villemoisson-sur-Orge et Saint-Denis. En complément des sources archivistiques, les chercheurs peuvent disposer des ouvrages d’une bibliothèque spécialisée composée de 37 000 volumes et d’un millier de publications en série.
Le retraitement des fonds de l’aide sociale à l’enfance
Ma principale mission consiste à retraiter les différents fonds de l’aide sociale à l’enfance, fonds emblématiques des Archives de Paris, afin de faire un instrument de recherche méthodique comprenant l’ensemble des fonds de l’assistance aux enfants. Il a d’abord fallu identifier les différents ensembles : D1X4 à D6X4, ENFANTS ASSISTÉS et D2H-DEPOT classés entre les années 1980 et les années 2000. Je devais me concentrer avant tout sur les sous-séries D1X4, D2X4, ENFANTS ASSISTÉS et sur un versement d’archives d’enfants assistés fait par les Archives départementales des Hauts-de-Seine, ainsi que sur un vrac retrouvé en salle de tri.
Une fois les cinq ensembles identifiés, il a fallu analyser et trier les parties de fonds isolés : ce sont les deux étapes qui ont pris le plus de temps. En effet, il s’agissait de reprendre intégralement l’inventaire du D1X4 et D2X4 réalisé en 1984 en retravaillant les différentes analyses. J’ai ensuite vérifié, revu et harmonisé les analyses archivistiques des bordereaux de récolement du vrac et du versement des Archives départementales des Hauts-de-Seine pour faire des bordereaux normalisés. Ce travail a permis d’identifier les registres qui complétaient des ensembles déjà identifiés en D1X4 et D4X4 ou ceux qui, au contraire, étaient des doubles à éliminer.
Une fois l’identification et les propositions d’éliminations et de rapprochements faites, il a fallu présenter un plan de classement général des ensembles mentionnés pour faire un inventaire méthodique. Cette tâche a été complexe en raison de la volumétrie importante, du mélange des ensembles (notamment pour les ENFANTS ASSISTÉS), des descriptions parfois pièce à pièce ou encore de la complexité du fonctionnement et des attributions du service des enfants assistés.
Avant de commencer l’élaboration du plan de classement général, j’ai dû rédiger l’introduction de mon instrument de recherche. Elle comprend une importante partie sur le contexte historique et les différentes catégories d’enfants. Pour faciliter les recherches des lecteurs, j’ai fait des schémas permettant de mieux visualiser l’évolution des différentes institutions en charge des enfants assistés, celle des différentes structures d’accueil des enfants assistés ou encore le chemin suivi par les enfants, de leur dépôt à l’hospice jusqu’à leur placement en agence en province. Toujours dans l’idée de faciliter les recherches, j’ai rédigé un « état synthétique des sources permettant de suivre le parcours d’un enfant confié à l’aide sociale à l’enfance ». Pour l’introduction, j’ai dû renseigner les dates et la volumétrie des entrées des fonds lorsque j’ai pu retrouver l’information dans les registres d’entrée et les archives du service des archives. Il a également fallu s’interroger sur une cotation ou recotation éventuelle des fonds.
Cette cotation/recotation a, en effet, été une question épineuse pendant une bonne partie de mon stage. Il faut savoir que la sous-série ENFANTS ASSISTÉS, créée lors de la prise en charge des premiers versements relatifs aux enfants assistés dans les années 1970, était conçue comme une sous-série provisoire. En effet, les archives étaient destinées à intégrer d’autres sous-séries réglementaires. Les articles 1 à 257 ont bien été dispatchés entre les sous-séries D3X4-D6X4 et D2H-DEPOT, mais les articles 258 à 2980 sont restés cotés en ENFANTS ASSISTÉS : faut-il les dispatcher eux aussi ou les laisser dans cette sous-série non réglementaire ? Après discussion avec la directrice adjointe et ma tutrice, il a été décidé de garder cette sous-série en l’état et de coter tous les autres ensembles (les archives versées par les Archives départementales des Hauts-de-Seine et le vrac) en D1X4.
L’étape suivante a été l’élaboration du plan de classement général et l’intégration des articles des sous-séries D1X4 et ENFANTS ASSISTÉS dans celui-ci. Enfin, après validation, l’instrument de recherche sera mis à la disposition des lecteurs sur le site internet et en salle de lecture.
Le traitement des archives numériques des cabinets de la mandature de 2014-2016 et l’archivage électronique aux Archives de Paris
Une de mes missions secondaires est le traitement des archives numériques des cabinets de l’ancienne mandature de la Mairie de Paris entre 2014 et 2020.
La première étape du traitement consiste en un contrôle de conformité de l’en-tête du bordereau : il faut indiquer le service producteur, les dates extrêmes, faire une description sommaire et surtout mettre la volumétrie du versement s’ils n’ont pas été renseignés par le producteur. Une fois le contrôle de conformité effectué, je me suis attaquée aux versements en eux-mêmes : j’ai pu constater qu’un grand nombre des versements ressemblait à des vracs numériques et que les producteurs avaient à peine rempli les bordereaux de versement. Il a donc fallu que j’approfondisse la plupart de ces bordereaux, en essayant de mieux organiser le versement sans en changer la structure originelle. Durant cette étape, je devais noter les bons éléments, ceux qui étaient à améliorer ou encore ceux à bannir : le nommage des fichiers, l’écriture des dates, l’arborescence trop profonde, une bonne méthode de classement du courrier… et le temps passé à traiter un versement.
Toutes ces informations et l’expérience des traitements sont utilisées pour rédiger un vade-mecum destiné aux correspondants archives des services. Cet outil devra leur servir à mieux préparer les versements à l’avenir afin de faciliter ensuite la prise en charge et le traitement par les archivistes. Ce vade-mecum est accompagné de fiches conseils.
Les Archives de Paris ne disposent pas encore de système d’archivage électronique (SAE) en cours d’élaboration. En effet, il faut faire face à la croissance exponentielle de la production numérique des services versants et endiguer la perte de données. Le choix des Archives de Paris s’est porté sur VITAM, un logiciel open-source choisi après un benchmark. Cette solution devrait guider les services de la Ville de Paris vers une automatisation des entrées et des versements, tout en gérant la production numérique en amont. Pour l’instant, les archives numériques sont versées aux Archives de Paris sur un disque dur externe.
Les visites des services
Pendant ce stage, j’ai eu la chance d’accompagner ma tutrice lors de visites de conseil ou d’évaluation dans des services très diversifiés, dans le cadre du contrôle scientifique et technique (CST).
La première a eu lieu à la direction des établissements culturels et historiques (DECH) de la Ville de Paris. Cette visite a commencé par une réunion de lancement avec le nouveau prestataire de la Ville, en présence des membres du service concerné et des archivistes des Archives de Paris, pour le traitement des archives de cette direction. S’en est suivie une visite des locaux afin de déterminer le temps de travail pour le prestataire.
La deuxième visite s’est déroulée dans un pôle de contrôle des revenus/patrimoine du centre des finances publiques du XVIe arrondissement de Paris. Cette visite d’évaluation faisait suite à l’instruction de bordereaux d’élimination soumis aux Archives de Paris concernant certains dossiers, notamment les dossiers d’impôt sur les grandes fortunes (IGF) et d’impôt de solidarité sur la fortune (ISF). Il fallait étudier l’organisation et le contenu typologique de ces dossiers afin d’en envisager un versement partiel ou non. Sachant que les dossiers sont classés par rue, puis numéro de rue, puis par contribuable, l’extraction de déclarations de certaines années marquantes était difficilement réalisable. C’est pourquoi, nous avons décidé d’effectuer un échantillonnage qualitatif en le limitant à deux rues révélatrices des profils de patrimoine du XVIe arrondissement. En effet, la conservation d’un échantillon de déclarations de certaines années n’apparaissait pas pertinente au regard du classement. De plus, ce type d’échantillonnage s’apparente plus au prélèvement de spécimens témoignant d’une forme administrative de dossiers et ne permet pas d’étudier un corpus cohérent dans le cadre d’études historiques ou sociologiques.
Pour la troisième visite, nous changeons de domaine : il s’agit d’une visite dans un centre médico-psycho-pédagogique (CMPP) d’une association dans le XVIIIe arrondissement. Nous nous sommes rendues sur place parce que les Archives de Paris avaient été saisies par le CMPP pour avoir des informations sur le sort final à réserver aux dossiers médico-sociaux des enfants suivis dans cette structure. Lors de la visite d’évaluation, nous avons tout d’abord interrogé la directrice sur l’historique et le fonctionnement de la structure ainsi que sur le type de dossiers produits. Nous avons ensuite fait une visite des locaux qui étaient saturés afin de procéder à une étude des dossiers en question. Les dossiers les plus anciens avaient été vidés de leur contenu quelques années auparavant et étaient donc très décevants. En effet, ils ne rendaient pas compte de l’activité des praticiens de la structure ni des modalités de prise en charge de l’enfant : l’intérêt historique de ces dossiers étant faible, les Archives de Paris ont préconisé l’élimination réglementaire après instruction du bordereau de versement.
Dans la lignée de la visite du CMPP, nous sommes allées dans un centre d’adaptation psycho-pédagogique (CAPP) dans le XIIe arrondissement. Là encore, après réception d’un bordereau d’élimination, certains éléments étaient encore à préciser, c’est pourquoi nous avons proposé une visite d’évaluation. Contrairement aux autres services visités, celui avait déjà mis en sac poubelle les archives indiquées sur le bordereau alors que ce dernier n’avait pas été validé. Nous avons pu également constater qu’un premier échantillonnage avait été fait dans les années 2000 sur les dossiers individuels d’enfants, mais ils n’avaient pas été vidés de leur contenu . Il était intéressant de voir les similitudes et les différences entre les archives produites par ce CAPP et celles du CMPP, producteurs de documents similaires. En plus des dossiers individuels d’enfants échantillonnés, nous avons préconisé la conservation des cahiers de synthèse (comptes-rendus de réunion d’équipe, cahiers d’entrée des enfants…) et des spécimens de tests psychologiques faits sur les enfants à leur arrivée au centre.
Enfin, nous nous sommes rendues dans une unité éducative d’activités de jour (UEAJ) dans le XIXe arrondissement. Avant d’aller dans les locaux, nous avons accueilli aux Archives de Paris la vacataire employée pour 4 mois par la direction de la protection judiciaire de la jeunesse (DPJJ) pour s’occuper des archives des 15 unités éducatives dans Paris : il s’agissait de lui présenter les archives, de lui expliquer les enjeux de sa mission et de son rôle et de la rassurer. En effet, ne venant pas du monde des archives, la jeune fille était assez impressionnée. Elle l’était d’autant plus devant la quantité de cartons amassés dans le local de l’unité éducative. Il a alors fallu que nous la tranquillisions, que nous lui expliquions les tableaux de gestion sur lesquels elle devait s’appuyer, que nous lui montrions comment ranger le local pour qu’elle s’y retrouve. Quelques semaines plus tard, sur la demande de la vacataire, nous sommes revenues l’aider à déterminer le sort final de certains documents et nous avons pu constater l’énorme travail effectué en un mois.
Au mois de juillet, j’ai eu l’occasion d’assister à deux reprises les présidents de la salle de lecture et d’en découvrir le fonctionnement.
Le rôle des deux présidents de salle est d’orienter les lecteurs vers les instruments de recherche et les différents outils mis à leur disposition. Ils sont aussi habilités à apprécier si un document peut ou non être communiqué ou reproduit. Ils sont tenus de guider les lecteurs du mieux possible mais pas de faire les recherches ou les dépouillements à leur place.
On peut distinguer plusieurs espaces : la salle de lecture pouvant accueillir 60 personnes pour la consultation des documents originaux et des cartes et plans où les lecteurs ont accès aux instruments de recherche sous format papier et aux usuels, une autre salle où peuvent être consultées les archives numérisées et microfilmées (état civil avant 1860, répertoires et rôles du tribunal civil de la Seine, Bottin du commerce de la Seine…) et la présidence de salle de lecture où siègent les deux présidents de salle et où les documents accessibles sur dérogation sont exclusivement consultables aux places réservées à cet effet.
Lors de mes deux présidences, je me suis occupée des dossiers d’enfants assistés. En effet, comme les documents accessibles seulement sous dérogation, les dossiers individuels d’enfants assistés sont à consulter uniquement en présidence. Lorsqu’un lecteur arrive avec sa boîte, il faut lui demander le numéro matricule de l’enfant, extraire le dossier demandé après s’être assuré que le nom et le prénom de l’enfant correspondent bien à la demande et mettre un fantôme à l’emplacement du dossier. Ensuite, il faut estampiller l’ensemble des pièces du dossier. Cette démarche permet non seulement de feuilleter le dossier, de repérer les éventuels documents non communicables pour des raisons de délais de communicabilité (ceux-là devront être extraits et mis dans une pochette à part), des documents iconographiques (cartes postales) ou des objets (médaille, crucifix…) retrouvés sur les enfants au moment de l’admission des enfants à signaler et à extraire pour être conservés dans de meilleures conditions, mais aussi de montrer au lecteur la « propriété » des Archives de Paris. En effet, certains lecteurs ont tendance à penser que, parce qu’il s’agit du dossier d’un de leurs ancêtres, les archives leur appartiennent et peuvent en disposer, c’est-à-dire, les voler. C’est pourquoi, une fois ces vérifications faites, le dossier peut être consulté par le lecteur tout en étant surveillé par les présidents de salle. Il faut ensuite veiller à bien réintégrer les dossiers au bon endroit et dans la bonne boîte notamment lorsqu’il y en a plusieurs ouvertes en même temps afin de ne perdre aucun dossier.
Ce stage m’a permis d’apprécier la polyvalence du métier d’archiviste qui réalise aussi bien un travail individuel qu’un travail d’équipe. J’ai apprécié également que l’archiviste soit une sorte de caméléon qui s’adapte sans cesse aux interlocuteurs (public comme producteurs) et aux fonds qu’il traite. J’ai ainsi pu mieux percevoir le métier d’archiviste dans sa globalité, sa polyvalence et son rapport à la réalité. Il a été très enrichissant aux niveaux intellectuel et humain avec une tutrice formidable et à l’écoute et une équipe très agréable, soucieuse de me montrer tous les rouages de l’institution. Je ne peux que recommander fortement cette institution à tous les étudiants futurs archivistes !
L’institution que j’ai choisie pour effectuer mon stage de fin d’études en Master 2 Gestion des Archives et de l’Archivage est le ministère de la Justice. Sa fonction archives, qui prend structurellement place au sein du département des archives, de la documentation et du patrimoine (DADP), lui-même inclus dans le Secrétariat général, avait en effet retenu mon attention à plus d’un titre.
Les archives en ministère
Mes stages antérieurs s’étaient déroulés en Archives départementales (Yvelines) et aux Archives nationales : structures qui correspondent, exception faite de La Poste, aux partenaires du master. Je nourrissais donc l’envie, pour compléter mon expérience, d’aborder le milieu municipal, premier échelon territorial, que nous avions pu rencontrer lors des exercices d’audit en communes, soit d’intégrer une structure nouvelle, complètement différente. En parallèle, un entretien avec la directrice des archives de Douai (59), Ophélie Gérard, que je remercie une nouvelle fois, m’avait particulièrement sensibilisée à l’enjeu entourant l’archivage électronique, et convaincue de compléter ma formation en approfondissant mes connaissances dans cette voie. L’offre du ministère de la Justice répondait en tous points aux critères que je m’étais stratégiquement fixés, malgré mon appréhension face à l’archivage électronique, auquel nous avions néanmoins été initiés.
Le DADP présente la particularité d’être articulé non pas en duo mais en trio au sein du département. Si les fonctions archives et documentation ou archives et patrimoine sont souvent combinées, l’alliance des trois constitue un hapax dans le paysage institutionnel français, et a assuré au département lors de sa création en 2008 une place structurellement avantageuse, haute dans l’organigramme, et donc visible et connectée aux autres services. De plus, étant composé du pôle des archives de l’administration centrale, de la mission Proj@e (Programme de la justice pour l’archivage électronique), du pôle de la documentation et de la mission patrimoine, force est de constater que la part belle y est faite aux archives, et qu’il est animé d’un réel dynamisme en termes d’archivage électronique. Dirigé par Antoine Meissonnier le département est en passe de se doter de son propre système d’archivage électronique hybride (SAEH), tout en restant au fait des innovations interministérielles telles que la solution SEDAccord, à la présentation de laquelle j’ai pu assister en webinaire dont j’ai été chargée du compte-rendu.
Des missions variées
Officiellement sous la tutelle de M. Meissonnier, et encadrée au quotidien par Anne-Sophie Maure, cheffe du pôle des archives de l’administration centrale (PAAC), j’ai été (et suis encore, mon stage ne s’achevant qu’à la fin du mois d’août 2021) conduite à être supervisée et à collaborer avec de nombreux agents du département, en fonction de mes missions et des spécialités de chacun.
Ma principale mission, qui aura occupé quatre des cinq mois de la durée totale du stage, aura été le traitement d’un fonds bureautique versé par un collaborateur de l’ancienne ministre de la Justice et garde des Sceaux, Nicole Belloubet composé de dossiers déjà constitués et d’une partie de vrac. J’ai donc commencé par décrire les dossiers préexistants, en livrant une analyse sommaire de leur objet et une liste des typologies présentes, assorties des dates extrêmes, puis reclasser le vrac soit au sein desdits dossiers, soit en nouveaux dossiers. Le plan de classement ne présentant pas d’harmonie autour d’un critère unique, les dossiers créés ont été à la fois thématiques, quand cela était possible, et typologiques. La rédaction de l’introduction de l’instrument de recherche, nécessaire pour contextualiser le fonds et en préciser les modalités de communicabilité et de consultation, a été l’étape suivante, avant la constitution du SIP (Submission Information Package), ou « paquet d’archives ». À terme, le fonds et son instrument de recherche seront versés aux Archives nationales. Cette mission m’aura permis de saisir les particularités induites par les supports électroniques d’un fonds (impossibilité de feuilleter, donc temps supplémentaire pour ouvrir les fichiers présents, impossibilité de consulter chacune des pièces, vérifications à effectuer sur les formats…), d’adapter les enseignements inculqués durant la première partie de l’année à ce contexte particulier, notamment en termes de présentation des analyses, mais aussi de battre en brèche les craintes liées à un environnement jusque-là inexploré pendant mon parcours, et de constater qu’effectivement, les principes qui s’appliquent sont les mêmes que dans l’univers papier.
Toujours dans l’environnement électronique, il m’incombe de réaliser des notices producteurs conformes à la norme ISAAR (CPF), vue dès le début de l’année, et de procéder au classement d’au moins une des messageries électroniques correspondantes. Un ensemble très différent d’un fonds bureautique, qui me permet de baliser un autre aspect de l’archivage électronique. Enfin, ma dernière tâche en la matière, qui constituera le sujet de l’incontournable note de synthèse annexée au rapport de stage, consiste en l’élaboration d’une méthodologie pour identifier les fichiers et données en déshérence sur les répertoires du département. Il s’agit ne s’agit plus de classement, mais d’une réflexion qui dépasse de loin les questions liées aux dates de création, de modification ou de dernier accès aux fichiers, et qui implique le maniement conjoint de plusieurs outils complémentaires, du tableau de conservation au logiciel Archifiltre.
Si, pour les deux missions de classement, j’ai été pilotée par Aurélien Larné, archiviste du PAAC, la dernière évoquée est, en revanche, menée essentiellement par Déborah Quirant-Pidet, cheffe de la mission Proj@e, épaulée de Mme Maure et de M. Toulajian, son adjoint. Cette répartition permet bien de saisir le fait que « l’archivage électronique » ne correspond pas à une activité en soi, mais à une spécialisation dans un environnement, tandis que la mission Proj@e est focalisée sur la mise en place du SAEH et la gestion archivistique de l’écosystème applicatif du ministère dans son ensemble. Les rencontres avec ses membres m’auront d’ailleurs permis d’échanger des retours d’expérience avec d’anciennes étudiantes du master Archives de l’Université Paris-8, qui présente un certain nombre de différences avec celui de l’UVSQ-Paris Saclay.
Toutefois, il ne s’agissait pas de me restreindre, au cours de ce stage long, à l’environnement numérique ! J’ai, en parallèle, mené des missions ne concernant que des ensembles sur support papier, comme la reprise de la description, dans un instrument de recherche, de tomes de dossiers de principe d’action publique de 1994, ou la vérification et la complétion d’un bordereau à la suite d’un versement par un autre département du ministère. Ces dernières, rapides et faciles au premier abord, sont rapidement devenues un jeu de piste (vite résolu), le nombre de cartons annoncé ne coïncidant pas avec le nombre de cartons réceptionnés (il s’avérait qu’une partie du versement avait été renvoyé pour être revue par le service versant, mais que des cartons à éliminer avaient été, en revanche, ajoutés). Malgré la posture proactive du DADP, et les nombreuses ressources mises à disposition sur l’Intranet, force est de constater que l’archivage conserve une dimension péjorative, et que l’œuvre de pédagogie n’est jamais terminée. Les échanges avec les services demeurent, toutefois, des moments agréables et enrichissants pour les uns comme pour les autres, comme j’ai pu le constater lors des nombreuses occasions au cours desquelles mes collègues ont eu à cœur de me faire participer à la vie du service.
Le service a été, sur la période de mon stage, impliqué dans plusieurs projets et événements, dans lesquels je me suis sentie pleinement intégrée.
Ainsi, le DADP s’est vu déménager dès le mois de mai 2021 du bâtiment dit « Olympe de Gouges » au bâtiment dit « Millénaire 2 » au sein du même parc. J’ai donc été conviée aux réunions de préparation du départ, et ai dû participer à l’étiquetage des cartons destinés à nous suivre. Ce déménagement ayant pour objet le rassemblement de tous les départements du Service de l’Expertise et de la Modernisation, il a permis le rapprochement physique d’entités structurellement liées et donc la mise en place d’actions de collaboration. Par exemple, le 16 juin 2021, le DADP a reçu pour un atelier dédié aux tableaux de conservation les élèves de l’Institut national du patrimoine, futurs conservateurs des archives. Répartis en deux groupes, ils se devaient de rencontrer des agents de deux départements (l’IGJ et le DEPM) pour comprendre leurs activités et les typologies documentaires afférentes avant d’établir un tableau de gestion adapté. Étant désormais dans le même immeuble, il a été possible de rencontrer facilement des collaborateurs de l’un et de l’autre. Conviée à la réunion avec le DEPM, qui faisait initialement partie du périmètre de ma mission liée à la note de synthèse, cet atelier m’a permis de revoir ce dernier à la baisse, la jeunesse du département le rendant inadapté à l’exercice, mais aussi, en compagnie des élèves de l’INP, de mener quelques actions de pédagogie envers nos interlocuteurs, et surtout de les rassurer quant à la hantise de la dépossession liée à l’archivage.
D’autre part, le DADP a à cœur de mettre en lumière non seulement son action, mais aussi ses fonds et collections par le biais d’actions de valorisation. Si des visites des locaux parisiens du ministère sont organisées, notamment à l’occasion des Journées Européennes du Patrimoine, des expositions internes sont également mises sur pied, qu’il s’agisse de présentation des nouvelles acquisitions ou de parcours thématiques structurés. L’un d’eux est actuellement en cours d’élaboration, qui a sollicité plusieurs agents du DADP, mais aussi des collègues des Archives nationales et d’autres départements du ministère pour des demandes de communications, d’éventuelles réutilisations ou de renseignements. Impliquée dans la rédaction de plusieurs textes, ce projet m’a permis de renouer avec ma formation de chercheuse, mais aussi de me confronter au difficile exercice d’élaboration d’un texte à la fois dense et synthétique, adapté à un public le plus large possible.
Un accompagnement de tous les instants
À l’inverse, l’ensemble de l’équipe du DADP s’est montrée aussi bienveillante que présente envers moi, et ce depuis mon arrivée en avril 2021 : les collègues de la documentation ont toujours fait preuve de réactivité et d’adaptabilité dans mes demandes de ressources ou d’accès, l’ensemble des agents m’ont systématiquement ouvert leur porte en cas de besoin ou de simple curiosité, j’ai été corrigée de nombreuses fois au cours de mes missions avec une patience et une bienveillance égales, et même été entraînée par Mme Maure et Mme Meyer-Pajou, adjointe du chef du département, en vue de mes démarches de recherche d’emploi.
Le DADP, bien qu’il ne puisse donner à voir l’intégralité des missions de l’archiviste (je pense en particulier à l’accueil de publics, rendu impossible par l’absence de salle de lecture), m’aura offert une expérience riche et diversifiée, professionnellement comme humainement, et je ne pourrai à l’avenir que le recommander chaleureusement aux étudiants futurs archivistes qui seraient en quête de stage. Merci à tous ses membres.
Le service est composé de 19 agents, dont 4 faisant partie du musée et ne sont donc pas des archivistes. Le service est implanté au sein du centre hospitalier de l’hôpital Bicêtre, avec d’une part les locaux administratifs qui contiennent des bureaux et la salle de lecture, et d’autre part les magasins d’archives et les réserves du musée au 4ème sous-sol du bâtiment Paul-Broca qui dispose de salles de tri et des bureaux.
Ma mission consiste à traiter trois versements provenant de la DOMU (Direction de l’Organisation Médicale et des relations avec les Universités). Ces versements sont riches en informations concernant la politique médicale de l’AP-HP. Les trois versements ont chacun leur cotation propre, 1465W, 1467W et 1483W et ont été récupérés par les archivistes suite au déménagement du siège de l’AP-HP (qui dit déménagement dit cartons, et qui dit cartons dit archives !).
Les trois versements ont comme caractéristique commune d’être constitués d’archives en déshérence, laissées sur place par d’anciens cadres ayant quitté leurs fonctions. Ils ont été préparés directement par le personnel du Service des Archives, afin de libérer des espaces pour de nouveaux arrivants. L’ensemble représente 33,5 ml et est composé pour l’essentiel de dossiers thématiques et administratifs laissés par l’ancienne directrice de la DOMU, son adjointe et son secrétariat. Ma mission s’articule en trois temps : la vérification des bordereaux de versement afin de m’assurer que le contenu correspond bien à ces derniers ; une proposition d’élimination de certains documents et doublons ; la définition d’un plan de classement dans l’objectif de réaliser un instrument de recherche afin de communiquer ces archives au public.
Ma première tâche consistait tout simplement à « ouvrir » mes archives afin de les comparer avec le plan de classement que j’avais à ma disposition. Mes premières semaines ont donc été très actives car il m’a fallu faire de nombreux allers-retours entre les magasins et les salles de tri afin d’évaluer les contenus de chaque boite. J’ai ensuite entré mes données dans un fichier Excel afin de bien savoir ce que contenait chaque boîte ainsi que les dates extrêmes. Cette tâche m’a bien occupé pendant la moitié de mon stage au vu de la masse de documents à traiter. Désormais je m’occupe de définir mon plan de classement, en m’aidant de celui ayant déjà été mis en place par l’ancienne directrice de la DOMU, afin de re-coter mon fonds et de le reconditionner dans des boîtes Cauchard en vue de leur communication pour les lecteurs. Une fois cette tâche accomplie il me faut intégrer les nouvelles cotes dans le logiciel « Mnesys » en précisant le nom, la cote, les dates extrêmes et un résumé du contenu du document.
Mon stage étant riche et varié, je participe également aux réunions mensuelles du service, qui regroupe les 19 personnes travaillant sur le site. Les actualités de l’AP-HP ainsi que les missions en cours y sont abordées. J’ai également pu accompagner un agent une matinée qui était en déplacement à l’hôpital Rothschild afin d’évaluer un futur versement des fonds conservés. J’ai pu observer l’environnement de conservation, qui se situe dans les sous-sols de l’hôpital, et celui-ci est loin d’être optimal puisqu’il est saturé de poussière et qu’il est possible d’y trouver des cadavres d’animaux. Outre ces détails peu ragoûtants, cette « sortie » a été très instructive car elle nous montre bien dans quelles conditions sont malheureusement parfois conservées les archives et que les archivistes tentent de traiter du mieux qu’ils le peuvent.
De plus, le service accueille régulièrement des stagiaires. Ainsi, durant les mois de mai et juin un étudiant du Master 1 GDA était en stage avec moi ce qui nous a permis d’échanger sur nos impressions ainsi que sur nos stages respectifs.
Pour conclure je dirai que mon stage au sein du département culturel de l’AP-HP m’a beaucoup appris sur mon futur métier d’archiviste. Les fonds sont différents de ce que l’on trouve habituellement dans les services d’archives ce qui en fait sa richesse. Je suis donc assez triste de voir la fin de mon stage arriver à grands pas et je recommande fortement cette institution pour tous les futurs étudiants !
GDArchives 